zegar
Ostatnia aktualizacja: 23.01.2018 r., godz. 08:52
zegar
Ilość wizyt w ciągu ostatnich 30 dni - 67.433
Biuro Obsługi Klienta tel. 95 720 85 40, Formularz kontaktowy »
lupa
O podatkach w sektorze budżetowym, składkach ZUS i prawie pracy czytaj w innych działach serwisu (patrz linki główne powyżej)
A A A

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 23 (455) z dnia 1.12.2017

Czy faktura pro forma, jako podstawa dokonania zapłaty, jest dokumentem księgowym?

Jesteśmy samorządową instytucją kultury. Czasami dokonujemy zapłaty na podstawie faktury pro forma. Fakturę pro forma zatwierdzamy do wypłaty i podpinamy pod wyciąg bankowy bez księgowania. Po opłaceniu faktury pro forma otrzymujemy fakturę wraz z zamówionym towarem, którą księgujemy w koszty. Czy postępujemy prawidłowo?

Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym i nie potwierdza dokonania operacji gospodarczych. W związku z tym nie podlega ona ewidencji w księgach rachunkowych. Fakturę pro forma można podpiąć do wyciągu bankowego, który potwierdza zapłatę lub do faktury właściwej. Zatem postępowanie jednostki w tej kwestii jest prawidłowe.

W praktyce faktura pro forma pełni jedynie rolę informacyjną (np. wskazuje kwotę do zapłaty, która powinna być uiszczona przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi) i może stanowić propozycję (ofertę) zawarcia umowy sprzedaży towaru lub świadczenia usługi. Nie jest dowodem zawarcia transakcji i najczęściej wystawiana jest w celu uzyskania od nabywcy przedpłaty lub zaliczki.

Faktura pro forma nie stanowi podstawy zapisu w księgach rachunkowych. Ewidencji w księgach rachunkowych podlega natomiast dokonana na podstawie tej faktury przedpłata bądź zaliczka. Uiszczenie takiej przedpłaty lub zaliczki księgowane jest zapisem:

      - Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" lub 24 "Pozostałe rozrachunki",
      - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa".

Co istotne, na dokonaną na rzecz sprzedawcy przedpłatę lub zaliczkę jednostka powinna otrzymać fakturę. Otrzymanie przez jednostkę będącą podatnikiem VAT, przedpłaty (zaliczki) na poczet przyszłej dostawy towarów lub usług wiąże się bowiem z powstaniem obowiązku podatkowego (por. art. 19a ust. 8 ustawy o VAT). Jednocześnie podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie całości lub części zapłaty (art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy (art. 106i ust. 2 ustawy o VAT).

Wystawiona przez sprzedawcę faktura, dokumentująca przekazaną przedpłatę (zaliczkę) stanowi dowód księgowy, będący podstawą zapisu w księgach rachunkowych.

Warto przy tym zwrócić uwagę na fakt, iż dokonana przez pytającą jednostkę przedpłata obejmowała najprawdopodobniej całą należność, jaką miała ona zapłacić za zamówiony towar (materiał). Wraz z fakturą dokumentującą przedpłatę jednostka otrzymała bowiem zamówiony towar, a sprzedawca nie wystawił już żadnej dodatkowej faktury. W takiej sytuacji na podstawie otrzymanego dokumentu jednostka powinna dokonać odpowiedniego rozliczenia dostawy.

Otrzymana faktura może zostać wprowadzona do ksiąg rachunkowych, zapisem:

   a) wartość brutto:
      - Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
      - Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" lub 24 "Pozostałe rozrachunki",
   b) VAT naliczony podlegający odliczeniu:
      - Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
      - Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",
   c) wartość netto (przy założeniu, że zamówiony towar stanowi
        dla jednostki materiał, którego wartość odnoszona jest bezpośrednio
        w ciężar kosztów działalności operacyjnej):
      - Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii" lub konto zespołu 5,
      - Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

www.SerwisBudzetowy.pl - Instytucje kultury:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.PoradnikKsiegowego.pl » 
Czytaj także w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Prenumerata 2018 r. - www.sklep.gofin.pl
DARMOWE PROGRAMY
Indeks Księgowań - Księgowanie od A do Z
GOFIN NEWS - mobilna aplikacja dla Księgowych!
PRZEWODNIKI on-line Księgowego i Kadrowego
Pomocniki Księgowego
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rachunkowość finansowa, budżetowa, w przykładach liczbowych ...
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
gofin
sgk
czasopisma
forum
sklep
gazeta podatkowa
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60