zegar
Ostatnia aktualizacja: 20.04.2018 r., godz. 13:32
zegar
Ilość wizyt w ciągu ostatnich 30 dni - 67.518
Biuro Obsługi Klienta tel. 95 720 85 40, Formularz kontaktowy »
lupa
O podatkach w sektorze budżetowym, składkach ZUS i prawie pracy czytaj w innych działach serwisu (patrz linki główne powyżej)
A A A
14.03.2018

Redakcja Zeszytów Metodycznych Rachunkowości

Bieżące kontrolowanie planu finansowego

W jednostce budżetowej otrzymano fakturę za szkolenie dwóch pracowników przyjętych z początkiem roku budżetowego do jednego z działów merytorycznych. Na szkolenie, którego łączny koszt wyniósł 3.000 zł, skierowano pracowników, po uzyskaniu zgody ich bezpośredniego przełożonego oraz opinii działu kadr w zakresie zasadności przeszkolenia zgodnie z zakresami obowiązków na zajmowanym stanowisku. Zgodę na szkolenie wyraził również dyrektor jednostki budżetowej, w formie ustnej. Faktury za szkolenie dostarczone do jednostki ujęte zostały w rejestrze faktur oraz opisane pod względem merytorycznym przez kierownika działu merytorycznego. Główny księgowy odmówił podpisania faktur, gdyż w planie finansowym jednostki dla danego działu nie posiadał planu finansowego na szkolenia, o czym poinformował dyrektora w formie pisemnej. Czy główny księgowy miał prawo odmówić podpisania i zapłaty faktury? Kierownik działu merytorycznego wyjaśnił, iż może zrezygnować z zakupu jednego z zamówionych urządzeń i w ramach pozyskanych w tej drodze środków finansowych opłacić fakturę za szkolenie.

Zachowanie głównego księgowego, w opisanej w pytaniu sytuacji, jest jak najbardziej prawidłowe i wynika z jego szczególnych uprawnień i upoważnień wskazanych w art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm.). W świetle tego przepisu główny księgowy, w razie ujawnienia nieprawidłowości, zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. Nieprawidłowości te dotyczyć mogą w szczególności:

1) oceny prawidłowości operacji gospodarczej i jej zgodności z prawem,

2) kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji,

3) zaciągniętego zobowiązania wynikającego z operacji, niemieszczącego się w planie finansowym jednostki.

W przypadku stwierdzenia wyżej wskazanych nieprawidłowości, główny księgowy ma prawo odmówić podpisania dokumentu i zawiadamia wówczas pisemnie kierownika jednostki. Kierownik jednostki może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.

W opisanej sytuacji na dzień przedłożenia faktury za szkolenie, główny księgowy stwierdził, że dla działu merytorycznego nie ma środków finansowych na opłacenie faktury za szkolenie, a tym samym stwierdził zaciągnięcie zobowiązania bez pokrycia w planie finansowym jednostki.

Przypomnijmy, iż zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych, wydatki publiczne mogą być ponoszone w wysokości ustalonej w planie finansowym jednostki. Poprzez ten zapis ustawodawca określił, że plan wydatków budżetowych stanowi nieprzekraczalny limit. Limit ten określony jest w planie finansowym dla poszczególnych grup wydatków i oznacza, że jednostka nie może dokonywać wydatków ponad niego. Co ważne, zaciągnięcie zobowiązania bez pokrycia w planie finansowym stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych (por. art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych - Dz. U. z 2017 r. poz. 1311 ze zm.).

Dyrektor, wyrażając ustną zgodę na finansowanie szkolenia, nie zadbał o potwierdzenie zabezpieczenia środków finansowych dotyczących tego szkolenia przez upoważnionego pracownika i choć było ono zasadne z punktu widzenia celowości dokonania wydatku, bo pracowników należało przeszkolić, to nie mieścił się on na dzień zaciągnięcia zobowiązania w planie finansowym. Plan na szkolenie powinien być ustalony i zabezpieczony przed zaciągnięciem zobowiązania, a w opisanej sytuacji to nie nastąpiło. Plan finansowy ma formę pisemną i wszelkie jego zmiany również muszą te formę zachować. Jeśli więc dyrektor wyraził ustną zgodę kierownikowi działu merytorycznego, powinien dla poprawności operacji zmiany planu dokonać jej w formie pisemnej, po uzyskaniu kontrasygnaty głównego księgowego.

Niemniej jednak, fakturę za szkolenie należy oczywiście opłacić, gdyż się ono odbyło. Usługa została wykonana i jej wykonawca ma prawo dochodzenia należności z tego tytułu. Przesuwanie środków finansowych w ramach planu finansowego działu merytorycznego, zgodnie z propozycją kierownika (tzn. rezygnacja z zakupu zamówionego urządzenia) nie jest jednak dobrym rozwiązaniem, szczególnie w sytuacji gdy umowa na dostawy urządzeń została zawarta, zobowiązanie do zapłaty zostało zaciągnięte i ujęte jako zaangażowanie planu finansowego. Rodzi się ponadto pytanie o zasadność i celowość zawierania umowy na dostawę określonej liczby urządzeń, skoro można z części zakupu zrezygnować w sytuacji, gdy zabrakło środków na inne wydatki i czy rezygnacja z jego zakupu nie spowoduje roszczeń ze strony wykonawcy realizującego dostawy tych urządzeń.

Decyzję w tym zakresie musi podjąć dyrektor i dać głównemu księgowemu właściwe pisemne dyspozycje, z jakiego planu może pokryć zaciągnięte zobowiązanie, o ile jeszcze jakiekolwiek wolne środki w planie się znajdują. Mając na względzie treść art. 10 i 11 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, nie oznacza to jednakże rozwiązania problemu i eliminacji ryzyka stwierdzenia przez organy kontrolne dokonywania przeksięgowywania planu po fakcie, pod zaciągnięte bez właściwego upoważnienia zobowiązanie.

W wielu orzeczeniach Głównej Komisji Orzekającej (GKO) w sprawie naruszeń dyscypliny finansów publicznych znajdują się wyraźne stwierdzenia przekroczenia planu finansowego i dokonania na konkretny dzień. Utrwalone orzecznictwo GKO wskazało wielokrotnie, iż wielkość planu finansowego w poszczególnych paragrafach jest upoważnieniem do dokonywania wydatków, a przekroczenie wielkości zaplanowanych wydatków ponad kwotę ujętą w planie narusza bezspornie dyscyplinę finansów publicznych.

Kierownik jednostki sektora finansów publicznych, na podstawie art. 53 ustawy o finansach publicznych, odpowiada za całość gospodarki finansowej i powinien on zapewniać taki przebieg procesów związanych z dokonywaniem wydatków publicznych, który zapewni właściwą kontrolę nad zaciąganiem zobowiązań. Sytuacja, o której mowa w pytaniu, jest przykładem istniejących nieprawidłowości w zakresie planowania i dokonywania wydatków budżetowych, ich analizowania, dokonywania zmian i tym samym sprawowania właściwej kontroli zarządczej w jednostce.

Wdrożenie w jednostce sektora finansów publicznych funkcjonowania mechanizmów kontroli zarządczej w zakresie wykonywanych operacji gospodarczych i finansowych wynika z art. 68 i 69 ustawy o finansach publicznych. Mechanizmy te, zgodnie z wytycznymi określonymi w komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. nr 15, poz. 84), obejmować powinny:

  • rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych,
     
  • zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione,
     
  • podział kluczowych obowiązków,
     
  • weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

Opisana w pytaniu sytuacja pokazuje, że w jednostce winny istnieć właściwe procedury potwierdzające zabezpieczenie wydatków w planie finansowym przed podjęciem jakichkolwiek zobowiązań. Podejmowane zobowiązania oraz ich wartości powinny podlegać odpowiedniemu rejestrowaniu, narastającemu sumowaniu i kontrolowaniu przez zobowiązane do tego osoby.

Dyrektor, wyrażając zgodę na szkolenie, powinien więc najpierw uzyskać pisemną gwarancję głównej księgowej na wniosku kierownika działu merytorycznego. Dyspozycje o możliwości zaciągania kolejnych zobowiązań należy weryfikować i potwierdzać, by nie dopuścić do przekroczenia planu finansowego i sytuacji, gdy zobowiązania i zaangażowanie przekroczą plan, co widoczne będzie w sprawozdaniu z realizacji wydatków budżetowych.

Niedopuszczalne jest dokonywanie wydatków oraz zaciąganie zobowiązań, a następnie dostosowywanie planu pod dokonane wydatki i zaciągnięte zobowiązania.

www.SerwisBudzetowy.pl - Inne jednostki i zakłady budżetowe:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.PoradnikKsiegowego.pl » 
Czytaj także w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Prenumerata 2018 r. - www.sklep.gofin.pl
DARMOWE PROGRAMY
Indeks Księgowań - Księgowanie od A do Z
GOFIN NEWS - mobilna aplikacja dla Księgowych!
PRZEWODNIKI on-line Księgowego i Kadrowego
Pomocniki Księgowego

Terminarz

kwiecień 2018
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
6
7
9
11
13
14
15
17
19
21
22
24
26
27
28
29
IIIIIIIVVVIVIIVIIIIXXXIXII
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rachunkowość finansowa, budżetowa, w przykładach liczbowych ...
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
gofin
sgk
czasopisma
forum
sklep
gazeta podatkowa
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60